职场对外接待礼仪与注意事项有哪些

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职场对外接待礼仪与注意事项有哪些

　随着经济的快速发展 ，礼仪在商务活动中显得尤为重要 。而其中的接待礼仪也将成为决定商务活动成败的重要因素之一
。下面是我为大家详细介绍职场对外接待礼仪与注意事项
，欢迎大家阅读！

　 职场对外接待礼仪与注意事项

　一、会议前准备工作：

　先掌握好使用会议室的单位 、人数
、时间及要求，按要求布置会场、摆放所需要用具。提前与保卫科联系留好车位 。如会议中需要保安保障 ，保安需着统一整洁保安服装
。会议室提前30分钟打开空调，检查电源是否有电
，电脑 、投影仪
、电视工作是否正常，卫生间手纸、擦手纸 、洗手液是否准备齐全 ，两个阳台的门是否打开
，阳台是否干净，检查灯光效果 ，准备会议所需要的纸笔。

　(一)准备茶杯：洗净双手
，从消毒柜中取出已消毒的茶杯，检查有无破损 ，表面是否洁净透亮 。

　(二)物品位置：应摆放在参会人员右上角
，杯把与人呈45度角。杯子与桌边位置应以可放置A4纸张的距离为宜，信纸摆放在人的正中位置 ，笔摆放在纸的上方呈45度角
。

　会议室使用时
，应有专人接待客人，在客人未来前整理好仪表 ，站立在梯口迎接。客人来时，目视对方、面带微笑
，向客人问候示意，并手示意请进 ，引领客人进入会议室 。冬季
，对进入会场的来宾脱下的衣帽，服务人员及时伸手去接 ，并挂好
。

　二
、环境规范

　厅地面、墙面 、窗户无尘土
、无污迹、无裂痕 、无杂物
、按时擦拭干净整齐。厅内无噪音、功能区域 、划分合理
，客人开会互不干扰 。厅隔音效果好，能有效的保护会议内容不被泄露
。厅灯光设计和采光效果符合会议需求 ，并能起到装饰和调解气氛的作用。厅新风供应量充足
，通风流畅，空气新鲜 ，空气质量达到国家标准 。厅内温度
、湿度适宜
，室内无静电、无污浊漂浮物 、无异味
。室内环境布置
、办公用品的配置能满足安全、方便 、舒适、实用的使用需求。装饰有适当的绿色植物
、鲜花、饰品等，能使客人视觉上得到充分的放松 。

　三 、会标使用规范

　会标及揭示会议主要议题的文字性标志 ，一般以计算机制成幻灯映射于电视或投影幕布上，或用醒目的横幅形式悬挂于会场背景墙上
，会标的使用规范包括字迹要规范
、醒目、内容言简意赅，上横幅的字以不超过13个字为宜 ，会标内容要突出会议主题
，横幅以选用红色，横幅悬挂位置合理 、挂放端正
、垂直、无褶皱 、无破损
。

　四
、会议台形布置规范

　礼宾次序一般按行政职务、按字母顺序 、按到场顺序。双边会议的厅室一般主要领导居中 ，2号领导在1号领导的左手位置
，3号领导在1号领导的右手位置;宾主相对而坐 。主人应在背对向门的一侧就座，多边会谈主宾和主人的座位居中相对摆放 ，座位两侧的空当应比其它座位略宽一些
，主人也应在背对向门的一侧就座，记录员一般在会谈桌的后侧就座。(如会谈的人数较少 ，也可以安排在会谈桌前就座)

　五
、会议倒水知识

　(一)会议开场前选择好加水时间方式

　会议加水时间一般要选择在会议开始前5分钟左右
。倒水时要注意不要太满以杯的七八分满为宜。杯把要一律向客人右侧45度
，在倒茶后要做出请用的手势 。端放茶杯动作不要过高,更不要从客人肩部和头上越过，续水时不要把壶提得过高,以免开水溅出
。如不小心把水洒在桌上或茶几上 ，要及时用小毛巾擦去。不要将杯盖扣放桌上 。倒过水后，要逐杯加以检查
。检查时
，可用于触摸一下杯子的外端，如果是热的 ，表明已倒过水
，如果是凉的，说明漏倒水了 ，要及时补倒。续水一般在活动进行15--20分钟后
，要随时观察会场用水情况，遇到天热时就要随时加水 。不端茶杯 ，直接在桌上或茶几上往杯中倒水、续水
，是不符合操作规范的
。在往高杯倒水 、续水时，如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上 ，可把杯盖翻放在桌上或茶几上
，只是端起高杯来倒水。服务员在倒、续完水后要把杯盖盖上 。注意，切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上 ，这样既不卫生，也不礼貌
。如发现宾客将杯子放在桌面或茶几上
，服务人员应立即斟换，用托盘拖上 ，将杯盖盖好。

　(二)顺序：开会倒水
，从右开始(领导先，顺时针顺序进行)倒水时 ，壶嘴不要对客人
，要从客人右边倒 。主席台一定从客人背后加水。

　五
、会议过程服务

　(一)注意观察和控制会议室大门的人员出入，维持秩序 ，保证会议室周围环境安静及安全
。

　(二)注意观察开会情况
，随时关注会议室内温度及音响效果。

　六、会议结束工作：

　结束时应及时打开会议室大门，使开会人员顺利离开会议室 ，并帮忙按电梯 。在人员撤场时检查是否有遗留物品
，及时发现通知相关人员
。最后关闭电源开关 、门窗，清场完毕后锁好门。

　服务人员仪表的基本要求

　仪表包括人的容貌
、服饰和个人卫生等方面 ，是一个人精神面貌的外在表现 。

　对服务人员头发的基本要求是：时刻保持头发健康、秀美 、清爽
、卫生、整齐的状态
。经过修饰之后的头发，必须庄重 、简约
、典雅、大方。应将头发盘起
，佩戴统一头花，避免披头散发 ，在服务工作中最好避免在头发上佩戴复杂夸张的饰物 。

　男士接待人员的发型以整洁 、长短适中为宜
，长度要求是前不及眉，后不及领 ，侧不遮耳;避免怪异
、过于新潮的发型;不宜使用任何发饰;切记保持头发清洁、无头屑 、颜色自然
。

　对服务人员面部的基本要求是：保持面部清洁
，特别要保持眼睛的洁净;不佩戴鼻丁;注重口腔卫生，保证牙齿中无残留物;面部表情需自然 ，避免愁眉苦脸。女服务人员必须淡妆上岗
，避免浓妆艳抹 。

　男士接待人员要剃须，不留长发 ，同时要避免身体有异物或异味
。

　着装：规范、整洁

　服务人员上班期间应统一着应季制服上岗
，并保持制服干净
、整洁，具体要求如下：

　鞋袜干净 ，无破损或划痕，鞋带不拖拉
，鞋的款式简单大方以黑色为宜，鞋跟高度适中;袜子颜色自然 ，女服务人员着裙装时需穿着黑色长统袜
，袜口不能从裙下露出。

　制服整洁、合体 、无破损，整齐系好纽扣 ，领子和袖口洁净
、无污物
，衣肩无头屑 。穿着制服时应避免内衣、内裤外露或外透，并时常检查领带或领巾的位置是否正确。服务人员应避免佩戴华丽 、抢眼的首饰 ，工作时间最好不佩戴任何珠宝或首饰
。

　个人卫生：服务人员的指甲需经常修剪
，保持指甲清洁，不留长指甲 ，不涂有色指甲油。

　勤洗澡
，经常更换内衣
、内裤和袜子，保持身上无异味 。

　经常漱口 ，保持口气清新，上班前忌吃葱、蒜等有异味的食物
。

　综上所述对服务人员仪表的基本要求是整洁 、朴素
、高雅。

　服务人员不仅要注重外在形象的塑造
，更要注重培养自己内在的气质、修养，并在服务过程中通过形象 、微笑
、眼神、言行 、仪态等展现给顾客 。高雅的仪表需要长时间的积累和沉淀 ，需要服务人员用心修炼
。

　 职场对外接待礼仪

　着装仪容规范

　不要忽视办公室着装。如果你看上去干净利落、衣着整洁
，自己也会感觉良好
、自信十足 。注意，在穿着上不要百无禁忌 ，过于招摇
。新进单位的人要根据自己工作性质、职位选择适宜的服装。不要穿过于追逐时尚;过于休闲的服装
，相对保守正规一些的服装会给人留下好感 。此外，要是你整天标新立异 ，想办法从外观上引起上司或者同事们的视线的话
，上司或者同事们反而会认为你不把心思放在工作上，工作肯定不会太认真
。

　来访者接待

　前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时 ，应立即起身
，面朝向来访者点头 、微笑致意：您好，请问您找一位?
、有预约吗 。知道找谁 ，并确认是预约之后，请来访者稍等
，立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请其稍等 ，用规范的仪态引领来访者入座倒水
。如果等了很长时间
，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明 ，不要扔在那里不管。

　如果来访者要找的没有出来接
，让其自己过去，前台接待应该用规范的手势指引如何去 ，或者带来访者去 。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的
，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入 ，为来访者倒好茶后
，前台就要返回岗位
。当然，如果前台只有一位的话 ，直接指引来访者就行了。

　如果来访者知道找谁，但没有预约
，办公室前台要打电话问问，告诉相关同事或领导助理/秘书 ，单位的来访
，不知道是不是方便接待 。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或者领导亲自接 ，都可以当作是其他人接的电话
，再询问
。这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待 ，也不是他要找的人直接拒绝的
，为一下步的处理留下了余地。

　接电话礼仪

　办公室前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的`声调 ，不得在电话中和来电者耍脾气 、使性子甚至说粗口 。接电话中
，要勤说请问
、对不起、请稍等之类的谦词
。

　在电话铃响的第二 、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说您好，(办公室名称 ，如果办公室名称较长，应用简称)
，忌以喂开头 。如果因故迟接，要向来电者说对不起 ，让您久等了
。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话
，可以礼貌地说请稍等，并马上转接过去。

　如果要求转接领导电话
、对方又知道领导姓名 ，不知道分机号的话
，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的 。如果是如广告 、变相广告之类的电话 ，应该用礼貌的借口挡驾
，或者转到相关部门处理。

　鉴于前台每天要接很多电话，为防止嗓子出现意外 ，要随时准备水
，以滋润嗓子，随时保持良好的声音效果
。

　 职场办公室对外接待礼仪

　(一)迎宾礼节。迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作 。正确的迎宾工作 ，除了热情和真诚，礼仪常识必不可少
。迎来送往
，是日常接待工作的主要方面。

　1.办公室日常迎宾 。秘书在办公室接待来访的客人，既有预先约定的 ，也有临时无约的不速之客
。不管是有约的还是无约的
，秘书都应热情地以礼相待。

　当来宾若是熟悉且依约前来的，秘书可亲切地与其握手并礼貌地将其引到事先安排好的会谈地点 。对首次到访的来宾 ，不管有约无约
，秘书都应诚恳地进行自我介绍，然后或确认或恭敬而礼貌地询问来宾身份 ，并与其握手致意
，必要时可与来宾礼貌地交换名片
。对有约的
、重要的，或是远道而来的来宾 ，为了表示郑重、尊敬和热情 、友好
，主人(多数是秘书)应提前到达预先约定的地点或本单位的大门口、办公楼下恭候来宾。当来宾乘坐的车辆驶近时，应面带微笑 ，挥手招呼致意，以示我们在此已经恭候多时了
，欢迎您的光临之意 。

　2.办公室之外迎宾
。有时，秘书必须陪同或代表领导到机场
、码头、车站等交通场所迎接来宾 ，或在接待活动地迎接来宾
，这相对于办公室日常迎接来说，程序更为复杂些 ，礼仪礼节要求也更为讲究。迎宾时
，主人应提前到达迎接地点 。来宾到达后，主人应上前热情地招呼 、问候 ，然后或自我介绍
，或互相介绍，或交换名片。如果与来宾是初次见面 ，秘书可事先准备好写有如欢迎XX公司XX先生一行之类醒目文字的接站牌
。

　对重要的来宾
，可在交通场所或特定的地方举行一定的欢迎仪式。必要时，要安排迎宾线 ，即在迎宾时，为了表示隆重
，同时也便于主客双方相互致意，主方人员列队迎接来宾 。迎宾线可安排在门内 ，也可安排在门外
，但一定要面向来宾方向
。迎宾线的迎接人员要按职务的高低排列，排列方式可是一字式或雁字式。

　欢迎重要来宾时 ，有时还要安排送花 。送花时
，一般宜选择代表友谊
、喜悦、欢迎花语的花卉，如玫瑰 、兰花
、紫罗兰等
。如果是接待外宾 ，送花时
，一定要尊重来宾所在国对花的禁忌风俗。一般来说，以红色花系或紫色花系为佳 ，忌用**花卉和菊花、杜鹃花 、石竹花 。来宾所在国的国花一般都会受欢迎
。在数目上
，西方人送花一般是单数，但不能送13朵。

　(二)送宾礼节 。俗话说：出迎三步 ，身送七步
。这是迎送客人的最基本礼节。送别客人时，秘书应根据实际情况
，将客人送至办公室(或接待室)门口，或送至电梯口 ，或送至单位的大门口等
，与客人握手道别，必要时还要为客人打开车门 。送别时一定要注意的是 ，不管送到哪里
，都要面带微笑，挥手目送客人远去。握手道别时 ，主人一般不宜先伸手
，以免给人造成逐客的误会
。

　重要的访问应当举行一定的欢送仪式，欢送仪式可在交通场所或特定的地方举行。必要时 ，要安排送宾线
，即在送宾时，为了表示隆重 ，同时也便于主客双方相互话别，主方人员列队送别来宾 。送宾线的人数及安排与迎宾类似
。同时
，有时还可安排送花。送别时，可用芍药花
、胭脂花等 ，也可加杨柳、杉枝表示祝福和惜别
，同迎接时送花一样，也要注意有关的禁忌 。

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